DIE GRANTLER AG: BEI UNS LÄUFT’S IRGENDWIE GAR NICHT!

„Wenn Sie Ihre Prozesse nicht messen können, können Sie sie auch nicht verbessern!“ Ein Satz, der sich in meine Erinnerung eingebrannt hat wie Chili in den Rachenraum. Schon in der Sekunde, als ich das 2010 hörte, dachte ich mir: Da muss was dran sein. Immerhin stammte er von einer Person, die ich damals aufgrund ihrer Geschichte und ihres beruflichen Erfolgs und Know Hows extrem bewunderte. Wir nennen ihn Peer, einen etwa 50 Jahre alten Unternehmer, der sich nach dem Verkauf seines Logistikunternehmens einen Lehrstuhl an meiner Uni gesichert hatte. Ein Mann, der mit seiner Art zu Lehren nicht gerade den etablierten „Lehr“-gang wählte, jedoch wohl als einziger in Erinnerung blieb. Aber warum ist Peer heute für mich noch relevant?

Auch in einer extrem volatilen und schnelllebigen Wirtschaftswelt gibt es Dinge, deren Allgemeingültigkeit und Aktualität nicht verloren gehen. Im Rahmen unserer letzten Beratung zum Thema „Überarbeitung der Learning und Development Strategie“ bei einem mittelständischen Unternehmen, wir nennen es die Grantler AG, sollte sich das einmal mehr bewahrheiten.

VERZWEIFLUNG IM TRAININGSBEREICH

Doch von Anfang an: Der erste Schritt dafür kam auf dem klassischen Wege im Zuge der Kontaktaufnahme mit unserem Sales-Team zu Stande. Es meldete sich Karin mit einer leicht verzweifelten Mail an uns. Als HR-Verantwortliche beschrieb sie, dass das Unternehmen mit ca. 890 Mitarbeitenden vor gut 3.5 Jahren enorm viel Geld für eine strategische Neuausrichtung des L&D Prozesses in die Hand genommen hatte. In diesem Zuge wurde u.a. ein LMS ausgerollt und eine Vielzahl von Trainings in WBTs (Web Based Trainings) überführt – eine Aufgabe, die innerhalb der letzten Jahre seit Einführung einen Grossteil der vorhandenen Ressourcen im Trainingsbereich gebunden hatte. Der Grund, weshalb mit der Swissteach Kontakt aufgenommen wurde: „So richtig zum Laufen kommt das Ganze leider nicht – oder besser gesagt nicht mehr.“ Nach einer anfänglichen Euphorie in der ganzen Belegschaft, herrschte nun massive Ernüchterung und Frustration beim Thema Aus- und Weiterbildung, so Karin. Nur erklären konnte sich das niemand. Man hatte doch alles mögliche getan, um hier das volle Potential des Unternehmens auszunutzen. Hatte man sich verschätzt?

Nach ersten Online-Meetings mit Karin und ihren beiden Teamleitern Rainer und Frank, war schnell klar: Hier können wir helfen! Das Unternehmen hatte sich im Zuge der Pandemie notgedrungen auf Homeoffice und Online-Meetings eingestellt. Die Tatsache in dem Zuge auch Online-Trainings durchzuführen, war damit ebenfalls gesetzt, was auch die Frage aufwarf, ob nicht ein LMS sinnvoll wäre. Man hatte sich erhofft, „mit mehr System die Online-Geschichte besser handeln zu können“, so Frank.

Es war der 12. Mai 2024, als meine Kollegin und ich im schönen Oberstrudingen den ersten Vor-Ort-Termin mit den Trainingsverantwortlichen wahrnehmen durften. Es wurde schnell klar, dass das Frustrationsniveau seit dem gemeinsamen Telefonat mit uns nochmal stark gestiegen war. Um dem Unternehmen und dem Team schnellstmöglich zu helfen und eine Bestandsaufnahme in der Hand zu halten, begannen wir sukzessive den Hintergrund des L&D-Prozesses zu durchleuchten.

DIE ZIELSETZUNG – WOHIN SOLLTE DIE REISE GEHEN?

Erster spannender Punkt: Als der Gedanke an ein LMS bei der Grantler AG aufkeimte, war die Motivation riesig. Es gab so unendlich viele Möglichkeiten, die für das Unternehmen enorm viel Verbesserungspotential versprachen. Und so entschied man sich nach der Festlegung der wichtigsten 20 Anforderungen für den Hersteller, der das beste Verhältnis aus Erfüllungsgrad und Preis mit sich brachte. Die resultierenden Abstimmungen mit Dienstleister und Programmierabteilung nahm Karin und ihr Team für die folgenden sechs Monate voll und ganz in Anspruch – so sehr, dass die wichtigste Aufgabe im Zuge der Neuausrichtung von L&D gänzlich vom Radar verschwand: Die Zielsetzung des überarbeiteten Prozesses! Was wollte das Unternehmen mit der Aus- & Weiterbildung unter Einsatz eines LMS erreichen? Schnellere Onboardings? Mehr Mitarbeiterzufriedenheit? Einbindung der Lieferanten in die Weiterbildung? Und vor allem: Wie sollte der künftige L&D-Prozess die Kernprozesse und -zielsetzungen des Unternehmens unterstützen?

All diese Faktoren rückten 2022 vor lauter Detailarbeit zur prozessualen Abbildung auf der digitalen Plattform in den Hintergrund. Im Zuge des Gesprächs mit Karin stellte sich heraus, dass es augenscheinlich zwar Verbindungen zur Gesamtstrategie des Unternehmens gab, jedoch nicht verschriftlicht und auch nicht spontan oder trivial erklärbar. So hatte sich auch gleich das zweite Problem von Karin, die mangelnde Unterstützung seitens Management, erklären lassen. Wenn nicht bekannt ist, an welcher Stelle und in welcher Form die Aus- und Weiterbildung konkret „einzahlt“, wie sollen dann Budgets, Ressourcen und Investitionen geplant und bewilligt werden? Die Entscheidungsgrundlage fehlte und so war klar, an welcher Stelle wir als erstes ansetzen mussten.

ALLES DIGITAL – DER SCHLÜSSEL ZUM GLÜCK?

Wegen des hohen Zeitdrucks hatte sich damals ausserdem keine Planung durchführen lassen, hinsichtlich Anzahl und Auswahl der Trainings die von Präsenz- in Online-Schulungen überführt werden sollten. Wichtig war es, erst einmal das System in den operativen Betrieb zu bekommen. Schliesslich mussten auch zahlreiche Mitarbeitende auf die Administration und Handhabung geschult werden. Sobald dies geschehen wäre, sollte eine strategische Entscheidung über die Auswahl an Trainings fallen. Kleiner Spoiler: Zu dieser Entscheidung kam es bis dahin nicht. Nachdem 2023 zwei Kollegen auf ein ausgewähltes AUTORENTOOL geschult worden waren, konnte es mit der Überführung der ersten Trainings losgehen. Und natürlich startete man dort, wo die Pflicht des Unternehmens und der Schmerz am grössten waren: Den Pflichttrainings für jeden einzelnen Mitarbeitenden, wie beispielsweise das Thema Arbeitssicherheit.

Nach und nach wurden immer mehr Trainings in immer kürzerer Zeit überführt, denn natürlich stellte sich bei der Handhabung des Autorentools auch ein Lerneffekt ein. „Die beiden Verantwortlichen Content Manager sind für uns heute Gold wert. Ohne sie wären wir nicht da, wo wir sind!“, so Karin. Ein Fakt, der nicht bestritten werden konnte. Nur hatte sich das ganze verselbstständigt. So konnte jede der ca. 75 Führungskräfte im Unternehmen die Digitalisierung von Trainingsinhalten „bestellen“, welcher sich die beiden Content Manager umgehend annahmen. Mittlerweile gab es eine Vielzahl an WBTs, bei deren Entstehung weniger die Flexibilisierung der Lernprozesse der Mitarbeitenden eine Rolle spielte, als die Tatsache, dass diese Trainings auch von zu Hause durchgeführt werden konnten. Mitarbeitende waren angehalten, sich der Weiterbildung nach „getaner Arbeit“ anzunehmen.

Das Resultat: Die Mitarbeitermotivation sank ins Bodenlose. Wer wollte schon nach Feierabend noch Trainings im Kreise der Familie absolvieren? Etliche Beschwerden waren bereits beim Betriebsrat der Grantler AG eingegangen. Auch hier musste aufgrund der Dringlichkeit sofort Abhilfe geschaffen werden – Schritt zwei unseres Treffens am 12. Mai 2024.

EIN SYSTEM IST GUT – UND DAS DRUMHERUM?

Der Lernprozess selbst konnte nach Einführung des LMS bestens umgesetzt werden. Das Erlernte wurde mittels kurzer Tests und Gamification-Elementen überprüft und im Falle des Bestehens mit digitalen Zertifikaten belegt und gespeichert. Allerdings standen einzelne Prozessbestandteile auch nach Einführung des LMS noch genauso da, wie vor der Einführung: Die Verwaltungsprozesse. Wir kamen auch hier auf die beiden Content Manager zurück. So wurden diese standardmässig via Mail angeschrieben, sofern eine Änderung oder Digitalisierung von Trainingsinhalten gewünscht war. Diese „Aufträge“ wurden tabellarisch gesammelt und nach Aufwand, Thema und Betriebsbereich unter den beiden Personen aufgeteilt.

Ebenso mussten bis dato neue Trainingsinhalte, die sich aufgrund überarbeiteter Gesetzeslagen oder Änderungen in den gelenkten Prozessen des Unternehmens ergaben, unternehmensintern manuell kommuniziert werden. Prozessverantwortliche sendeten Mails durch das Unternehmen um möglichst allen relevanten Stellen die Änderung im Prozess darzulegen. Wenn es optimal lief, wurden HR und die Content Manager nicht vergessen. Leider war dies in 20% aller Fälle jedoch nicht der Fall. Verzögerungen, Missmut und Rückschleifen waren die Regel, bis dann nach einem nicht definierbaren Zeitraum tatsächlich fertige und konsumierbare Trainings herauskamen. Ein immenser ressourcenintensiver Aufwand, der den Trainingsbereich stark belastete. Punkt 3 auf unserer To Do-Liste: Da die Verwaltungsprozesse rund um das LMS einen immensen Umfang hatten und bis dato keinerlei Effizienzbetrachtung unterzogen waren, musste hier dafür gesorgt werden, dass Informationen auch wirklich dort ankamen, wo sie gebraucht wurden. Und das nicht irgendwann sondern auch zum richtigen Zeitpunkt.

Die Lösung dafür: Eine Workflow-Engine! Diese konnte absolut individuell an die Gegebenheiten angepasst und konzeptioniert werden. Natürlich war uns bewusst, dass dies keine Aufgabe für zwei Wochen darstellte, aber mittel- und langfristig massive Erleichterungen im Bereich Training mit sich brachte und genau die oben beschriebenen Pain Points minderte. Bereits im November konnten die finalen Tests des Workflow-Systems abgeschlossen und das Ganze in Betrieb genommen werden. Im Ergebnis: Der klassische 80-20 Ansatz. 80% aller Aufträge zur Änderung oder Erstellung von Trainings können mittlerweile stabil automatisiert bearbeitet werden. Lediglich 20% aller Aufträge benötigen aufgrund ihres Charakters eine „Sonderbehandlung“. Tendenz: Stark sinkend!

WO STEHT DIE GRANTLER AG HEUTE?

Wer nun annimmt, dass die Swissteach im Rahmen der Beratung als LMS-Anbieter auf den Verkauf von Global Teach® fokussiert war, der irrt. Wir wurden als Beratungsdienstleister in Anspruch genommen und haben das Unternehmen in die Lage versetzt, seine Handlungsfelder gemeinsam mit Swissteach zu identifizieren. Wir konnten mit Karin und ihrem Team auch feststellen, dass das bereits bestehende LMS von Grantler einwandfrei zu den Anforderungen des Unternehmens passte – eine extrem wichtige Basis für den Fortgang unserer Kooperation.

Dem 12. Mai 2024 folgte eine Woche später ein eintägiger Workshop gemeinsam mit dem verantwortlichen Management-Mitglied von Grantler. Auf Basis der bestehenden Unternehmensstrategie wurden genau die Teile identifiziert, an denen die Aus- und Weiterbildung strategische Vorteile lieferte. In diesem Zuge wurde auch weiterführend untersucht, mit welchen Messgrössen sich das kontinuierlich überprüfen lies. Das Resultat dieses Tages: Karin hält heute ein Zielsystem aus definierten KPIs in der Hand. Das Management-Mitglied hat bei der Ausarbeitung einen wesentlichen Beitrag geliefert und kennt diese Zusammenhänge genau. Anhand der KPIs kann genau abgelesen werden, welche Performance der L&D-Prozess liefert. Input kommt dabei vom LMS selbst, welches die notwendige Datenbasis liefert. In aufbereiteter Form lässt sich das Ganze bequem morgens auf Karin‘s Dashboard ablesen. Schluss mit Blindflug!

Mittels einer Worksflow-Engine, unseres neuen Produktes „Global Teach® Flow“, konnten wir gleich mehrere Fliegen mit einmal erwischen: Erstens wurde das Auftragssystem für Änderungen oder Erstellungen von Trainingskonzepten als ein klassischer Antrag-Genehmigungs-Ablauf eingestellt. Voraussetzungen für einen Auftrag ist nun, dass die jeweiligen Antragssteller auch tatsächlich den Mehrwert aus Sicht der Lernenden darlegen – ein Gedankengang der bis dato unwesentlich und damit nicht existent war. Die Genehmigung erfolgt durch Rainer, den Teamleiter des Bereichs Content und Kursarchitektur. Er stimmt den Antrag sowohl inhaltlich als auch hinsichtlich der Notwendigkeit mit dem Fachbereich ab. Zweitens entfielen bei den Content Managern sämtliche Excel- und Speicherlisten. Den Überblick über den Auftragsbestand liefert heute ebenfalls die Workflow-Engine. Schluss mit Chaos!

Und das Beste daran: Mittlerweile hat sich herausgestellt, dass ein solches System aus Antrag- Genehmigung auch in vielen weiteren Verwaltungsprozessen sinnvoll ist. So organisiert die Grantler AG heute auch sämtliche Präsenzkurse mittels dieses Tools. Kurse werden geplant, Verfügbarkeiten von externen Trainern in Echtzeit überprüft und Einladungen versendet. Selbst die Hotels und sonstigen Ressourcen wie Catering oder Workshopausstattungen werden darüber bewerkstelligt.

ENDE GUT ALLES GUT?

Absolut! Wir wären auch nicht früher aus dem Projekt herausgegangen, wenn es anders wäre. Es lag uns von Swissteach viel daran, den L&D-Prozess von Grantler wieder „zum Fliegen“ zu bringen. Und das haben wir gemeinsam mit einem tollen Team bei Grantler auch geschafft.

Allerdings ist eines immens wichtig: Auch wenn das Zusammenspiel heute gut organisiert ist und die Mitarbeitenden auch wieder gerne Trainings durchlaufen, ist eines sicher: Veränderung wird auch in Zukunft dazu führen, dass der L&D-Prozess neu gedacht und geändert werden muss. Und wie gesagt: „Wenn Sie Ihre Prozesse nicht messen können, können Sie sie auch nicht verbessern!“